Ofrecer la posibilidad a los clientes de desarrollar conferencias y eventos en hoteles es una gran idea. De hecho, es una opción que hace mucho tiempo marcaron tendencia entre los organismos internacionales para gestionar este tipo de reuniones sociales. Sin embargo, en la actualidad también la utilizan empresas más pequeñas o incluso le han encontrado el atractivo quienes organizan reuniones particulares. En la nota de hoy, te contamos por qué esta opción se volvió tan atractiva y, si eres gerente, cómo puedes hacer para que tu hotel ofrezca este servicio. ¡Toma nota!
Conferencias y eventos en hoteles: reúne a todos en un lugar de lujo
Así es como piensan quienes han planificado sus conferencias o eventos en hoteles: como una oportunidad para reunir a todos en un lugar de lujo. Y es que esta opción representa ventajas evidentes, por ejemplo:
- El punto de encuentro puede resultar un espacio reconocido (esto se da muchas veces gracias al trabajo de marketing que hay sobre la marca del hotel, en especial cuando forma parte de una cadena).
- Cuenta ya con una organización de los servicios de atención al cliente, desde la comida hasta la limpieza.
- Pueden, dentro de ciertos márgenes (requisitos de la firma, espacios, cantidad de invitados o tipo de eventos aceptados), adaptarse muy fácilmente a reuniones de diverso tipo, desde bodas hasta seminarios académicos.
- Los hoteles tienen a disposición el servicio que los caracteriza -el hospedaje-, para facilitar esa decisión a quienes asisten desde lejos al encuentro y requieren una habitación, en particular cuando son eventos de varios días o sencillamente si terminan muy tarde.
- Respetando ciertas normas de uso y convivencia en el lugar, en algunos casos es posible contratar espacios que cuentan con atractivos particulares, como sucede al organizar un evento al aire libre, en la zona de jardines y piscina.
Las posibilidades son muchas y se adaptan fácilmente a las necesidades y gustos de los clientes, con lo cual significan una gran oportunidad de negocio tanto para éstos como para los propios hoteles que deciden ofrecer el servicio. ¿Quieres conocer más? Te contamos otros detalles a continuación.
Qué ofrece la organización de conferencias y eventos en hoteles
El respaldo de una marca
Como decíamos anteriormente, los hoteles son muy buscados por organismos o asociaciones mundiales para organizar eventos internacionales. Por ello es frecuente que contraten los servicios de firmas igualmente internacionales, generalmente asociadas a cadenas. Incluso en ocasiones miran con atención que dichas marcas sean afines a los valores de la asociación que organiza el evento.
Esto es bien sabido por los mismos gerentes de los hoteles, y sin dudas mucho más en el caso de aquellos que cuentan con una infraestructura grande y una marca de alcance global. En estos casos la visibilidad se la aportan mutuamente tanto los hoteles como los organizadores de los eventos. Por eso es usual que el servicio se ofrezca de manera estratégica, cuidada y para clientes específicos. En ese sentido se usan mucho las redes sociales, el marketing digital y asociaciones con empresas y organizadores de eventos locales. Pero también da buenos resultados contar con un sitio web dedicado a eventos y la participación activa en ferias y exposiciones.
Conferencias y eventos en hoteles para clientes internacionales
En sintonía con lo dicho anteriormente, el realizar determinados eventos en un hotel facilita la opción de brindar también el hospedaje cuando se trata de encuentros de muchos días -tales como congresos universitarios, por ejemplo-, o reuniones sociales que terminan muy tarde. Para quienes participan desde otras ciudades, o bien para asistentes internacionales, el contar con este servicio es un punto extra que puede facilitarles la estadía, especialmente si no conocen de antemano el destino.
¡Personaliza tu reunión!
La oferta de servicios básicos
Uno de los servicios más básicos que se esperan cuando se organizan conferencias y eventos en hoteles es el del catering. El plus que aportan desde las empresas de alojamiento suele estar en que ya cuentan con una reconocida calidad, lo que significa un atributo diferenciador al mismo evento.
Pero además, se pueden solicitar platos extraordinarios, que superan el objetivo de mantener alimentados a los asistentes. En ese sentido, contar con opciones sin TACC o alimentos dietéticos o que respondan a pautas culturales de quienes se sabe que asistirán, es una gran atención.
Si además se considera al momento de la comida como parte de un espectáculo, donde se luzca el chef o la cocina temática, sumaremos a la experiencia del evento aspectos que marcan la diferencia y lo harán memorable. ¿Quién no querría esto para su boda o una reunión social importante? ¡Pues los hoteles pueden ofrecerlo!
La oferta de servicios extraordinarios
Hoy en día la tecnología no es sólo una herramienta sino un aspecto que puede marcar la diferencia entre el éxito de un evento o su fracaso. No hablamos solo de la calidad de las comunicaciones y la conexión a internet, los audífonos cuando hay traducciones simultáneas, o los sistemas de reproducción de video durante las presentaciones, seminarios y conferencias académicas o científicas. En la actualidad la vanguardia está en tecnologías tales como la realidad aumentada (RA) y la realidad virtual (RV) que pueden mejorar la experiencia de los participantes, permitiéndoles explorar virtualmente espacios o interactuar con contenidos específicos.
Además, no hay que olvidar el uso de las redes y las tareas de participación simultánea a partir de los teléfonos móviles, incluyendo la participación en encuestas, el networking y el acceso a información relevante del evento.
Adaptabilidad de los espacios
Por último pero no menos importante, debemos mencionar que todo lo anterior estará en parte sujeto a las capacidades de adaptabilidad para desarrollar conferencias y eventos en los hoteles.
En este sentido la tecnología de los materiales, sumado a determinadas tendencias arquitectónicas favorecen los diseños inteligentes de las salas y áreas comunes. Marcan la diferencia aquí cuestiones como las paredes móviles, los sistemas de iluminación ajustable y un mobiliario modular que permita adaptar los espacios no sólo a la cantidad de público que lo transitará, sino a las demandas de tecnología requerida para el funcionamiento del evento.
¿Te ha sido de utilidad esta nota? Cuéntanos en los comentarios si has asistido a algún evento en un hotel. Recuerda además que si este panorama te ha motivado a ser parte del sector puedes contar con el equipo de Oi Real Estate para realizar tu inversión. Con gusto te acompañaremos en todo el proceso. ¡Y ya puedes comenzar tu búsqueda haciendo click en el botón de abajo!
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